E-Mail-Verschlüsselung mit der Arbeitsagentur

E-Mails automatisiert & DSGVO-konform verschlüsseln und signieren

Personenbezogene Daten sicher per E-Mail senden

Ein Großteil der Daten, die Sie mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) oder den Jobcentern austauschen sind personenbezogene Daten. Für Arbeitgeber oder Bildungsträger ist beispielsweise im Antragsprozess für einzelne Mitarbeiter oder beim Versand von Teilnehmerlisten keine Anonymisierung möglich. Die Datenverarbeitung, zu der auch der E-Mail-Versand zählt, muss dann gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt erfolgen.

Automatisieren Sie die verschlüsselte Kommunikation mit der BA und Jobcentern mit Z1 SecureMail.

E-Mail-Verschlüsselung mit der BA und Jobcentern mit S/MIME-Zertifikaten

Die Mitarbeiter sowie Gruppenpostfächer der Bundesagentur für Arbeit und der zugehörigen Jobcenter sind mit X.509-Zertifikaten für die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation nach dem S/MIME-Standard ausgestattet. Die PKI der Bundesagentur für Arbeit, die diese E-Mail-Zertifikate ausstellt, ist eine von über 80 akzeptierten Zertifizierungsstellen in unserem frei zugänglichen Zertifikatsportal Z1 Global TrustPoint. Auch eigenständige Jobcenter der zugelassenen kommunalen Träger (zKT) nutzen teilweise S/MIME-Zertifikate. Diese sind über die kommerziellen Anbieter dieser Zertifikate ebenfalls im Z1 Global TrustPoint gelistet.

Z1 SecureMail kann alle S/MIME-basierte verschlüsselte E-Mail-Kommunikation – inklusive dem Setzen und Prüfen von Signaturen – vollständig automatisiert abwickeln, dazu zählt auch der Austausch mit der Arbeitsagentur und den Jobcentern.

Verschlüsselte E-Mail an die BA senden

Zentrale Sicherheitsregeln sichern Ihren E-Mail-Austausch mit der Arbeitsagentur

Wie in jeder Kommunikationsbeziehung, in der ausschließlich verschlüsselt kommuniziert werden soll, gilt auch beim E-Mail-Austausch mit der BA die Einrichtung einer zentralen Sicherheitsregel als Best Practice. Die sogenannte Z1 SecureMail Policy wird vom Administrator direkt in Ihrem Z1 SecureMail Produkt eingestellt, sodass alle E-Mails mit einer Empfängeradresse der Domain „arbeitsagentur.de“, „jobcenter-ge.de“ oder der regionalen Subdomains verschlüsselt werden. Diese Regeln brauchen nur einmal zentral konfiguriert werden, damit E-Mails an die Agentur für Arbeit automatisch verschlüsselt werden, ohne dass Mitarbeiter dies aktiv ansteuern müssen.

Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen verschlüsseln E-Mails mit der Arbeitsagentur

E-Mail-Zertifikate der BA automatisiert finden und validieren mit Z1 Global TrustPoint

Zertifikate der BA und Jobcenter im Z1 Global TrustPoint finden

Um eine verschlüsselte E-Mail an die Agentur für Arbeit zu senden, benötigen Sie das S/MIME-Zertifikat des Mitarbeiters oder des Gruppenpostfachs, mit dem Sie kommunizieren möchten. Die Zertifikate der BA sind durch eine technische Schnittstelle auf dem Z1 Global TrustPoint für jedermann auffindbar. Alle Z1 SecureMail Instanzen unserer Kunden sind direkt mit dem Z1 Global TrustPoint verbunden und finden so das passende Zertifikat für den jeweiligen Kommunikationspartner vollautomatisch. Vor den Nutzung werden die Zertifikate automatisiert validiert, sodass nur gültige E-Mail-Zertifikate für die Verschlüsselung verwendet werden.

Verschlüsselte E-Mail von der BA empfangen

Emails automatisiert verschlüsseln mit der BA

Selbstverständlich entschlüsselt Z1 SecureMail auch eingehende E-Mails der BA und prüft die Signaturen.

Um verschlüsselte Nachrichten von der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Zertifikate für die BA verfügbar machen und um Kontaktdaten ergänzen. Auch dieser Prozess der Zertifikatsübertragung an die BA wird durch Z1 Global TrustPoint vereinfacht: Ihr Z1 SecureMail veröffentlicht Ihre Zertifikate am Z1 Global TrustPoint, von dem wiederum die Agentur für Arbeit durch Nutzung von frei verfügbaren Standardschnittstellen jederzeit den aktuellsten Status abrufen kann.

Auch ohne Z1 SecureMail können Sie eigene Zertifikate im Z1 Global TrustPoint veröffentlichen

Jedes Unternehmen kann eigene S/MIME-Zertifikate am Z1 Global TrustPoint veröffentlichen. Ausstellende Zertifizierungsstellen, CAs oder Trustcenter durchlaufen vor der Aufnahme einen kurzen Prüfprozess. Öffentliche E-Mail-Zertifikate sind dann mit Gültigkeitsstatus für jeden Kommunikationspartner einfach auffindbar.

Vorteil für Z1 SecureMail Nutzer

Mit Z1 SecureMail ist die automatische Zertifikatsveröffentlichung am Z1 Global TrustPoint schon voreingestellt. Alle Aktualisierungen des Zertifikatsstatus werden in Echtzeit übertragen zum Beispiel Zertifikatsrückrufe, Erneuerungen etc.

Wie beeinflusst das Z1 SecureMail die Bearbeitungsprozesse für sichere E-Mail?

Datenschutz für Emails mit der Arbeitsagentur

Für Ihre Mitarbeiter ändert sich nichts in der E-Mail-Bearbeitung. Sie brauchen sich weder um die Verschlüsselung von E-Mails, noch um die Zertifikatsverwaltung kümmern. Auch wenn Ansprechpartner wechseln oder sie im Austausch mit verschiedenen Stellen und Gruppenpostfächern stehen, entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Zertificons Z1 SecureMail verschlüsselt und signiert E-Mails automatisch, Ihre Mitarbeiter benötigen keine Schulung.

Die gesamten Vorgänge der Verschlüsselung und Signaturprüfung bleiben dabei jederzeit nachweisbar. Ein Blick in den Mailflow gibt Auskunft. Ausführliche Logs können jahrelang gespeichert werden. Der Datenschutz bei der E-Mail-Kommunikation ist durch Verschlüsselung und Signatur vollumfänglich gewährleistet. Sie können Z1 SecureMail zur 100% DSGVO-konformen E-Mail-Kommunikation nutzen.

Ob Sie nun personenbezogene Daten an das Lohnbüro, verschiedene Krankenkassen oder an die Arbeitsagentur bzw. Jobcenter übermitteln, Ihre Unternehmen ist mit Z1 SecureMail zum DSGVO-konformen E-Mail-Versand sehr gut aufgestellt. Für die Kommunikation mit Bewerbern verfügt Z1 SecureMail über eine Verschlüsselungsglogik mit Passwort. Die E-Mails werden dann über ein sicheres Webportal zugestellt. Für Ihre Mitarbeiter bleibt alles wie gewohnt. Es entsteht kein Mehraufwand, da auch die Passwortverwaltung inklusive „Passwort vergessen-Funktion“ automatisiert ist.