- Sichere geschäftliche E-Mail
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Z1 SecureMail Gateway
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Do 05.10., 11 Uhr
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E-Mail-Verschlüsselung mit der Arbeitsagentur
E-Mails automatisiert & DSGVO-konform verschlüsseln und signieren
Naturgemäß werden im Austausch mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) oder den Jobcentern personenbezogene Daten transferiert. Da beispielsweise für Arbeitgeber und Bildungsträger in konkreten Fällen keine Anonymisierung möglich ist, muss die Datenverarbeitung, zu der auch der E-Mail-Versand zählt, gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt erfolgen.
Automatisieren Sie die verschlüsselte Kommunikation mit der BA und Jobcentern mit Z1 SecureMail Gateway.
E-Mail-Verschlüsselung mit der BA und Jobcentern mit S/MIME-Zertifikaten
Die Mitarbeiter sowie Gruppenpostfächer der Bundesagentur für Arbeit und der zugehörigen Jobcenter sind mit x.509-Zertifikaten für die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation nach dem S/MIME-Standard ausgestattet. Die PKI der Bundesagentur für Arbeit, die diese E-Mail-Zertifikate ausstellt, ist eine von über 80 akzeptierten Zertifizierungsstellen in unserem frei zugänglichen Zertifikatsportal Z1 Global TrustPoint. Auch eigenständige Jobcenter der zugelassenen kommunalen Träger (zKT) nutzen teilweise S/MIME-Zertifikate. Diese sind über die kommerziellen Anbieter dieser Zertifikate ebenfalls im Z1 Global TrustPoint gelistet.
Unser Z1 SecureMail Gateway kann alle S/MIME-basierte verschlüsselte E-Mail-Kommunikation – inklusive dem Setzen und Prüfen von Signaturen – vollständig automatisiert abwickeln, dazu zählt auch der Austausch mit der Arbeitsagentur und den Jobcentern.
Verschlüsselte E-Mail an die BA senden
Zentrale Sicherheitsregeln sichern Ihren E-Mail-Austausch mit der Arbeitsagentur
Wie in jeder Kommunikationsbeziehung, in der ausschließlich verschlüsselt kommuniziert werden soll, gilt auch beim E-Mail-Austausch mit der BA die Einrichtung einer zentralen Sicherheitsregel als Best Practice. Die sogenannte Z1 SecureMail Policy wird vom Administrator für alle E-Mails direkt am Z1 SecureMail Gateway eingestellt, so dass alle E-Mails mit einer Empfängeradresse der Domain „arbeitsagentur.de“, „jobcenter-ge.de“ oder der regionalen Subdomains verschlüsselt werden. Die Regeln brauchen nur einmal zentral konfiguriert werden, damit alle Mitarbeiter E-Mails an die Agentur für Arbeit automatisch verschlüsseln, ohne dies aktiv anzusteuern.
Zertifikate der BA und Jobcenter im Z1 Global TrustPoint finden
Um eine verschlüsselte E-Mail an die Agentur für Arbeit zu senden, benötigen Sie das S/MIME-Zertifikat des Mitarbeiters oder des Gruppenpostfachs, mit dem Sie kommunizieren möchten. Die Zertifikate der BA sind durch eine technische Schnittstelle auf dem Z1 Global TrustPoint für jedermann auffindbar. Alle Z1 SecureMail Gateways unserer Kunden sind direkt mit dem Z1 Global TrustPoint verbunden und finden so das passende Zertifikat für den jeweiligen Kommunikationspartner vollautomatisiert. Vor den Nutzung werde die Zertifikate automatisiert validiert, sodass nur gültige E-Mail-Zertifikate für die Verschlüsselung verwendet werden.
Verschlüsselte E-Mail von der BA empfangen
Selbstverständlich entschlüsselt das Gateway auch eingehende E-Mails der BA und prüft die Signaturen.
Um verschlüsselte Nachrichten von der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Zertifikate für die BA verfügbar machen und um Kontaktdaten ergänzen. Auch dieser Prozess der Zertifikatsübertragung an die BA wird durch Z1 Global TrustPoint vereinfacht: Ihr Z1 SecureMail Gateway veröffentlicht Ihre Zertifikate am Z1 Global TrustPoint, von dem wiederum die Agentur für Arbeit durch Nutzung von frei verfügbaren Standardschnittstellen jederzeit den aktuellsten Status abrufen kann.
Auch ohne Z1 SecureMail Gateway können Sie eigene Zertifikate im Z1 Global TrustPoint veröffentlichen
Jedes Unternehmen kann eigene S/MIME-Zertifikate am Z1 Global TrustPoint veröffentlichen. Ausstellende Zertifizierungsstellen, CAs oder Trustcenter durchlaufen vor der Aufnahme einen kurzen Prüfprozess. Öffentliche E-Mail-Zertifikate sind dann mit Gültigkeitsstatus für jeden Kommunikationspartner einfach auffindbar.
Vorteil für Zertificon-Kunden
Mit dem Z1 SecureMail Gateway ist die automatische Zertifikatsveröffentlichung am Z1 Global TrustPoint schon voreingestellt. Alle Aktualisierungen des Zertifikatsstatus werden in Echtzeit übertragen zum Beispiel Zertifikatsrückrufe, Erneuerungen etc.
Wie beeinflusst das Z1 SecureMail Gateway die Bearbeitungsprozesse für sichere E-Mail?
Ihre Mitarbeiter können sich komplett auf ihre eigentliche Kommunikation konzentrieren. Sie brauchen sich weder um die Verschlüsselung von E-Mails, noch um die Zertifikatsverwaltung kümmern. Auch wenn Ansprechpartner wechseln oder sie in Kommunikation mit verschiedenen Stellen und Gruppenpostfächern stehen, entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Zertificons Z1 SecureMail Gateway verschlüsselt und signiert E-Mails automatisch zentral am Gateway. Ihre Mitarbeiter benötigen keine Schulung und bleiben beim E-Mail-Austausch unverändert in ihren gewohnten Arbeitsabläufen.
Natürlich bleiben die gesamten Vorgänge der Verschlüsselung und Signaturprüfung jederzeit nachweisbar. Ein Blick in den Mailflow gibt Auskunft. Ausführliche Logs können jahrelang gespeichert werden. Der Datenschutz bei der E-Mail-Kommunikation ist durch Verschlüsselung und Signatur vollumfänglich gewährleistet. Die Lösung arbeitet 100% DSGVO-konform.
E-Mail-Verschlüsselung mit der Arbeitsagentur im Z1 SecureMail Gateway Basisumfang enthalten
Die Verschlüsselung mit der BA ist für alle Kunden mit aktiver Lizenz „S/MIME-Verschlüsselung und Signatur“ im Basisfunktionsumfang enthalten. Sie benötigen kein spezielles Modul. Es ist keine weitere Lizenzierung notwendig.
Ob Sie nun personenbezogene Daten an das Lohnbüro, verschiedene Krankenkassen oder an die Arbeitsagentur bzw. Jobcenter übermitteln, Ihre HR-Abteilung ist mit Z1 SecureMail Gateway zum DSGVO-konformen E-Mail-Versand sehr gut aufgestellt. Für die Kommunikation mit Bewerbern empfiehlt sich die Gateway-Erweiterung Z1 SecureMail Messenger.
Sind Sie bereit für die Automatisierung Ihrer DSGVO-konformen E-Mails?
Lernen Sie in einem unserer Live-Webinare mit Produktdemo, wie Sie personenbezogene Daten im E-Mail-Austausch schützen:
„E-Mail-Verschlüsselung einfach und zentral umsetzen mit Z1 SecureMail Gateway“
Befinden Sie sich in der konkreten Projektplanung oder haben Sie Fragen zur firmenweiten Compliance für DSGVO und Datenschutz in der E-Mail-Kommunikation? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
