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Digitale E-Mail-Signatur & Disclaimer Management

E-Mail-Signaturen firmenweit automatisiert setzen & prüfen

Unternehmen benötigen zwei Arten von E-Mail-Signaturen

Zertificon automatisiert beide Arten der E-Mail-Signatur für Sicherheit, Compliance und die beste Außenwirkung 

digitale email sigantur

Durch eine digitale E-Mail-Signatur kann geprüft werden, ob der Absender einer E-Mail echt ist und ob die E-Mail verändert wurde. Die digitale Signatur bedient sich der Kryptografie und nutzt E-Mail-Zertifikate nach S/MIME- oder OpenPGP-Standard, die auch bei der E-Mail-Verschlüsselung verwendet werden. Digitale Signaturen sind im Unternehmenseinsatz schon heute weit verbreitet.

Wie das Z1 SecureMail Gateway als Signaturgateway für Unternehmen arbeitet und auch gegen Phishing hilft, lesen Sie hier.

Als E-Mail-Signatur wird auch die Grußformel mit Kontaktdaten am Ende einer Mail bezeichnet. Sind noch Veranstaltungshinweise oder rechtliche Hinweise eingefügt, ist von Disclaimern die Rede. Beide werden in Unternehmen idealerweise zentral gesteuert und automatisiert jeder Nachricht hinzugefügt. Diese Funktion bietet das Z1 SecureMail Gateway ohne Aufpreis: unternehmensweite E-Mail-Signatur mit Kontaktdaten und Disclaimer Management.    

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Digitale E-Mail Signaturen mit Zertifikaten

Prüfbare Signaturen sichern das Vertrauen in Ihr Unternehmen und helfen gegen Phishing

Mit digitalen kryptografischen E-Mail-Signaturen lässt sich über die E-Mail-Zertifikatsprüfung leicht nachweisen, ob der Absender einer E-Mail wirklich der wahre Absender ist. Bei gültig validierten Signaturen können Sie sicher sein, dass der Inhalt der E-Mail nicht verfälscht wurde und dass Sie den Inhalten trauen können.

Digitale E-Mail Signaturen schützen gegen Phishing, wenn Mitarbeiter aufmerksam bleiben 

Digitale E-Mail-Signaturen sind eine wirksame Sicherheitsmaßnahme, um Phishing-E-Mails zu erkennen. Eine digitale Signatur ist fälschungssicher, dennoch bleibt der Empfänger eine potenzielle Schwachstelle. Die Signatur gewährleistet nur dann Sicherheit, wenn diese auch geprüft wird. Empfänger müssen wachsam sein und die Adresse des Absenders im Blick haben.

Warum ist das wichtig? Je gezielter ein Phishing-Angriff, desto lohnender ist der Aufwand für Cyberkriminelle, sich selbst digitale E-Mail-Signaturzertifikate zu beschaffen, passend zu freien Domains, die denen ähnlich sind, die sie vorgeben zu sein.

Signierte Emails als Schutz vor Phishing

Automatische Signaturprüfungen können die Verantwortung des Empfängers bei der Erkennung von Phishing-E-Mails nicht vollständig übernehmen. Unser Z1 SecureMail Gateway liefert alle notwendigen Informationen, damit Ihre Mitarbeiter Risiken erkennen. So zeigt das Z1 SecureMail Gateway bei eingehenden signierten E-Mails neben der Gültigkeit der Signatur auch die E-Mail-Adresse an, für die das verwendete Zertifikat ausgestellt wurde. Im Gegensatz zur Absenderadresse im E-Mail-Programm – dem „Von“-Eintrag in einer E-Mail – kann der Name im Zertifikat nicht manipuliert werden. Wenn beide nicht zusammen passen, erhält der Empfänger eine Warnung.

Email manipulation mit digitaler signatur aufdecken

Schützen Sie die Datenintegrität – verhindern Sie E-Mail-Manipulationen

Mit der Überprüfung der digitalen Signatur einer E-Mail können Sie zweifelsfrei feststellen, ob der E-Mail-Inhalt, einschließlich der Anhänge, auf dem Weg vom Sender zum Empfänger verändert wurde. Der E-Mail-Inhalt selbst wird Bestandteil der E-Mail-Signatur, bei Manipulationen wäre keine gültige Validierung möglich.

Signierte E-Mails als Absenderbeweis

Korrekt validierte E-Mail-Signaturen schaffen einen unbestreitbaren Herkunftsnachweis. Beim Versand einer signierten E-Mail kann die Urheberschaft schwer geleugnet werden. Auch Versandzeitpunkt und Inhalte sind dokumentiert und prüfbar.

Sender Identitäten mit Siganturen prüfen

Einfache und automatisierte digitale E-Mail-Signaturen mit Zertificon

So bearbeitet Z1 SecureMail Gateway Ihre E-Mails als Signaturgateway

Signaturen bei eingehende E-Mails werden automatisch validiert. Der Empfänger erhält eine Warnung, wenn eine E-Mail Anzeichen von Manipulationen aufweist. Sie erkennen betrügerische E-Mails einfach und schnell und die Wahrscheinlichkeit, Opfer von Phishing-Attacken zu werden, verringert sich. Wenn Sie E-Mails digital signieren, können auch Ihre Kommunikationspartner die Signaturinformationen prüfen – unabhängig davon, ob diese selbst digitale E-Mail-Signaturen verwenden oder nicht. Sie schützen den geschäftlichen Austausch und das Vertrauen in Ihr Unternehmen, indem Sie den beteiligten Parteien die Möglichkeit geben, die Identität des Absenders und die Integrität der übermittelten Informationen zu überprüfen.

Ansicht einer gültig validierten E-Mail-Signatur mit Z1 SecureMail Gateway

Eine geprüfte und validierte digitale Signatur in einer eingehenden E-Mail mit Zertificons Z1 SecureMail Gateway

Automatisieren und zentralisieren Sie die Ausstellung und Prüfung von digitalen E-Mail-Signaturen mit Z1 SecureMail Gateway

Das Gateway fügt ausgehenden E-Mails automatisch zertifikatsbasierte digitale E-Mail-Signaturen hinzu. Bei eingehenden E-Mails validiert das Gateway die Signatur auf Basis der zugehörigen Zertifikatsinformationen.

Die Signaturverarbeitung erfolgt über zentral festlegbare Richtlinien. Zum Beispiel: Bei eingehenden Nachrichten werden die Signaturen aus den E-Mails entfernt, da Mitarbeiter diese technischen Details nicht benötigen. E-Mails mit ungültigen Signaturen werden nicht zugestellt. Für letzteren Fall sind Benachrichtigungen an Sender, Empfänger und Administrator aktiviert.

Ihre Mitarbeiter werden vom Gateway zum Sicherheitsstatus von empfangenen E-Mails informiert, müssen aber nicht damit interagieren. Deshalb sind Benutzerschulungen nicht notwendig.

Fortgeschrittene Elektronische Signatur für Dokumente nicht Emails

Fortgeschrittene elektronische Signatur mit qualifizierten Zertifikaten

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine rechtsverbindliche Unterschrift. Auf der Grundlage von qualifizierten Signaturen ist sie genauso gültig wie die Unterzeichnung eines Dokuments von Hand. Aus diesem Grund werden qualifizierte Signaturen nur bei Verträgen, Offenlegungen, rechtlichen Hinweisen, Stellenangeboten, Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten verwendet. Im Gegensatz dazu sind digitale E-Mail-Signaturen mit einem Briefsiegel vergleichbar.

Ihr One-Stop-Shop für die Nutzung digitaler E-Mail-Signaturen 

Um E-Mails digital signieren zu können, müssen Sie E-Mail-Signaturzertifikate erwerben – persönliche ID-Zertifikate von öffentlichen Trustcentern (auch Certification Authority / CA genannt).

Wir organisieren den gesamten Prozess der Beschaffung, Integration und Verwaltung des Lebenszyklus von Schlüsseln/Zertifikaten, so dass Sie alles, was Sie benötigen, aus einer Hand erhalten: Sie müssen sich nicht länger um Ablaufdaten von Zertifikaten oder die Abwicklung von Rechnungen direkt mit dem Trustcenter kümmern. Darüber hinaus pflegen wir Partnerschaften mit vielen Trustcentern, sodass unsere Kunden von Sonderkonditionen für Zertifikate profitieren können.

Gateway + S/MIME E-Mail-Zertifikate für digitale Sigantur und Verschlüsselung bei Zertificon im One-stop-shop

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie digitale E-Mail-Signaturen Ihre geschäftsspezifischen Anwendungsfälle unterstützen? Unser Vertriebsteam unterstützt Sie gerne bei allen Fragen.

Z1 SecureMail Gateway kann sowohl als Signaturgateway eingesetzt werden als auch mit der gleichen Technology die Inhalte der E-Mails verschlüsseln. So gelingt umfassende Sicherheit und Compliance bei der Digitalisierung. 


E-Mail-Signaturen und Disclaimer Management

Unternehmensweit vereinheitlichen

Sparen Sie sich Aufwand und Zeit bei der Erstellung einheitlicher Signaturen mit persönlichen Daten der Mitarbeiter, Haftungsausschluss/Disclaimer und Veranstaltungshinweisen bei allen ausgehenden E-Mails.

Corporate Identity-Richtlinien automatisiert umsetzen

Binden Sie Ihre neuesten Logos, Farben, Schriftarten, Haftungsausschlüsse und andere Marketingmaterialien zentral in Ihre E-Mails ein. Die Verantwortung für die Implementierung von Corporate Signatures sollte nicht an die einzelnen Mitarbeiter übertragen werden. Das wäre, als ob man ihnen überlässt, eigene Briefköpfe zu gestalten. Dank eines zentralen Ansatzes können Sie die Darstellung der Marke für Ihr gesamtes Unternehmen einheitlich definieren und nach außen hin darstellen.

einheitliche Email Signaturen

Einheitliche Firmensignaturen zentral verwalten

einheitliche E-Mail Signatur im Corporate Design

Professionelle einheitliche E-Mail Signaturen als Marketing Tool

Bewerben Sie Events und Kampagnen in der E-Mail-Signatur

Nutzen Sie Disclaimer, um auf bevorstehende Veranstaltungen hinzuweisen, aktuelle Kampagnen zu bewerben und allem anderen, was den jeweiligen Marketingzielen Ihres Unternehmens dient.

Legal Disclaimer und rechtliche Hinweise zentral aktualisieren

Über die zentrale Steuerung stellen Sie sicher, dass Ihre rechtlichen Hinweise in den E-Mails aller Mitarbeiter immer den aktuellen Vorgaben entsprechen. So vermeiden Sie Haftungsrisiken.

legal Disclaimer und Haftungsausschlüsse automatisiert in E-Mails einfügen

Zentral verwaltete E-Mail-Signatur Disclaimer 

E-Mail-Signaturen einfach zentral verwalten mit Z1 SecureMail Gateway

E-Mail-Signaturen und Disclaimer Management sind im Z1 SecureMail Gateway Basispaket ohne Zusatzkosten enthalten.

Durch die zentrale Verwaltung der Signaturen und Disclaimer entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, vermeiden Vergesslichkeit und Fehler. Und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Außenwirkung:

  • Automatisches Hinzufügen von Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter
  • Signaturen & Disclaimer für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Gruppen oder Mitarbeiter 
  • Verschiedene Sprachversionen für Signaturen
  • Erstellen Sie zentrale Regeln, wann welche Inhalte und Signaturen zu E-Mails hinzugefügt werden sollen
  • Laden Sie Ihr eigenes HTML-Design hoch, einschließlich Links und Bilder

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