Vertrauliche geschäftliche Kommunikation
mit sicherer E-Mail im B2B und B2C

E-Mail ist als Kommunikationsmedium konkurrenzlos günstig und effizient. Dennoch verzichten gegenwärtig viele Unternehmen auf den breiten Einsatz der E-Mail für bestimmte Anwendungsfälle. Es besteht die Befürchtung, dass Datenschutz, Verbindlichkeit und Sicherheit mit E-Mails nicht umgesetzt werden können. Auch viele Ratgeber informieren ihre Leser fälschlich über die nicht zulässige Nutzung von E-Mails unter bestimmten Bedingungen. Hier gilt es jedoch zu unterscheiden: Beispielsweise sind ungesicherte E-Mails zur Übertragung von personenbezogenen Daten nach EU DS-GVO nicht erlaubt, verschlüsselte E-Mails hingegen schon.

Es gibt praktisch keine geschäftliche, schriftliche Kommunikation, die rechtlich nicht auch per E‑Mail erfolgen könnte. Voraussetzung ist, dass die E‑Mails den notwendigen Sicherheitsstandards entsprechen. Dies lässt sich durch den Einsatz einer professionellen E-Mail-Verschlüsselungs- und Signaturlösung für Unternehmen sicherstellen.

Professionelle E-Mail-Verschlüsselungslösungen für Unternehmen

E-Mail-Verschlüsselung bedeutet im Businessumfeld eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, denn für Unternehmen ist die Umsetzung sehr komplex. Je mehr verschiedene Kommunikationsanlässe und -teilnehmer existieren, desto höher sind die Anforderungen an eine Verschlüsselungslösung für Unternehmen. Eine Grundvoraussetzung der E-Mail-Verschlüsselung lautet nämlich: Sender und Empfänger müssen die gleiche Technologie nutzen. Nur welcher Mitarbeiter weiß von all seinen Kontakten, ob und welche Technologie zur Verschlüsselung von E-Mails genutzt wird?

Zertifikatsbasierte E-Mail-Verschlüsselung in der B2B-Kommunikation

Die Herausforderung des Schlüssel- und Zertifikatsmanagements gekonnt meistern

Es stehen verschiedene Verschlüsselungstechnologien zur Verfügung. Im B2B-Umfeld werden meist Schlüssel und „Zertifikate“ (öffentliche, zertifizierte Schlüssel) genutzt. Beide müssen sowohl für die eigenen Nutzer als auch für die Kommunikationspartner in Echtzeit verwaltet und vor jeder Nutzung auf Gültigkeit geprüft werden. Das Schlüssel- und Zertifikatsmanagement erfordert für jede einzelne E-Mail einen extra Zeitaufwand. Bei steigendem Mailaufkommen ist dies manuell nicht mehr zu beherrschen. Die Fehlerquote bei der manuellen Schlüsselverwaltung ist hoch und die Sicherheit der Kommunikation dadurch gefährdet. Sogar Stillstand droht, wenn durch Fehler keine E-Mails mehr ver- oder entschlüsselt werden können. Die allein durch Mitarbeiter verwaltete sichere elektronische Kommunikation ist daher sehr aufwändig und störanfällig.

Sie benötigen eine hoch automatisierte Verwaltung für die Schlüssel und Zertifikate sowohl der eigenen Mitarbeiter als auch Ihrer Kommunikationspartner. Mit der richtigen Verschlüsselungslösung entsteht für die Mitarbeiter weder beim Versand noch beim Empfang verschlüsselter E-Mails zusätzlicher Aufwand. Die Mitarbeiter sollten den Sicherheitsstatus einer E-Mail erkennen und nötigenfalls aktiv die Verschlüsselung ansteuern können. Mehr als einen Klick darf dies nicht kosten.

Anforderungen in der geschäftlichen Kommunikation mit Privatleuten

Jederzeit E-Mails mit jedem verschlüsseln – ohne E-Mail-Zertifikate

Im Austausch mit Privatleuten können Unternehmen keine Schlüssel und Zertifikate nutzen, denn bei Privatanwendern haben diese so gut wie keine Verbreitung gefunden. In der Kommunikation mit Privatleuten ist deshalb der klassische Postbrief noch weit verbreitet. Dieser ist jedoch aufwändig, ressourcenintensiv, langsam und teuer. Eine planvoll durchdachte Digitalisierung bringt enorme Vorteile, wenn E-Mail-Verschlüsselung als Basistechnologie Ihrer Digitalisierungsstrategie auch die Kommunikation mit Privatleuten einschließt. Unternehmen, die ihren Interessenten, Kunden, Klienten, Patienten, Mandanten oder Bewerbern eine einfach benutzbare, sichere Kommunikationslösung zur Verfügung stellen können, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Die Kommunikationsbedürfnisse im Privatkundengeschäft sind sehr vielfältig: Manche Kommunikation findet nur einmal statt und erfordert keine Antwortmöglichkeit des Empfängers. Andere Kommunikationsbedürfnisse führen zu einem kontinuierlichen vertraulichen Austausch über einen unbegrenzten Zeitraum. In jedem Fall sollte auch die sichere verschlüsselte Kommunikation für die eigenen Mitarbeiter wie bisher über das vorhandene E-Mail-Programm bedient werden können.

Z1 Lösungen in der B2B- und B2C-Kommunikation

Mit Z1 Verschlüsselungslösungen wie dem Z1 SecureMail Gateway sind Sie für alle Anwendungsfälle der sicheren elektronischen Kommunikation bestens gerüstet. Denn selbstverständlich nutzen Sie mit unseren Lösungen den auch nach Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) geforderten State-of-the-Art der E-Mail-Verschlüsselung.

  • Die gängigen zertifikatsbasierten Verschlüsselungstechnologien (S/MIME und OpenPGP) werden unterstützt.
  • Beim Austausch mit Kleinstunternehmen oder Privatpersonen nutzen Sie eine sichere Kommunikationslösung, die keine Verschlüsselungstechnologie beim Empfänger voraussetzt.
  • Sie bedienen Ihre spezifischen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben für die Kommunikation passgenau mit automatisierten Regeln für bestimmte Kommunikationssituationen, einzelne Benutzer und Abteilungen/ Gruppen oder flächendeckend für das gesamte Unternehmen.
  • Die hohe Automatisierung sorgt für die fehlerfreie, sehr effiziente Umsetzung der Sicherheitsvorgaben.

Verschlüsselung und digitale Signatur sichern verschiedenste Kommunikationsprozesse

E-Mail-Verschlüsselung und -Signatur sind die Antworten auf viele Sicherheits- und IT-Compliance-Fragen. Immer wenn Daten von A nach B übertragen werden und die Sicherheit sowie die Integrität der Daten eine Rolle spielen, sollten Sie Z1 SecureMail Gateway als Lösung in Betracht ziehen. Es spielt dabei keine Rolle, ob E-Mails durch Mitarbeiter oder automatische Prozesse versendet oder empfangen werden. Sind die Daten zu groß für den E-Mail-Versand, steht unsere sichere Datentransferlösung Z1 SecureHub für Sie bereit.

Sie brauchen heute nicht im Detail alle Anwendungsfälle zu kennen, für die Sie Z1 Lösungen künftig einsetzen werden. Erweiterungen in Nutzerzahl und Funktion sind jederzeit möglich und Ihre Anfrage heute als erster Schritt ist in jedem Fall richtig!

Z1 SecureMail Gateway löst alle Sicherheits- und Compliance-Herausforderungen in der E-Mail-Kommunikation von Unternehmen.

Einige haben wir exemplarisch für Sie aufgelistet:

  • E-Mail-Verschlüsselung und –Signatur mit bestehenden Geschäftskontakten mit Schlüsseln und Zertifikaten

    • Kommunikation mit Auftraggebern oder Lieferanten

    • die Übertragung personenbezogener Daten nach EU DS-GVO an Dienstleister

    • sicherer Austausch mit Ämtern und Behörden

  • Verschlüsselung mit Privatanwendern, die selbst keine Verschlüsselung einsetzen

    • Bewerberkommunikation nach EU DS-GVO

    • E-Mail-Austausch zwischen Anwalt und Mandant

    • Kommunikation zwischen Arzt / Krankenhaus und Patient (EU DS-GVO)

  • Sichere dynamisch erweiterbare Kommunikation in geschlossenen Gruppen

    • in der Verbandsarbeit oder kirchlichen Einrichtungen (DSG-EKD / KDG-DVO)

  • und unzählige weitere Anwendungsfälle, bei denen Authentizität, Integrität und Sicherheit eine Rolle spielen

Ein Auszug an Anwendungsfällen, bei denen Z1 SecureHub überzeugt

  • Sicheres Uploadportal für Businesskontakte oder Privatkunden
    auch über APIs integrierbar

    • Einreichung von Dokumenten für Bank- oder Versicherungsverträge

    • Einreichung von Angeboten / Ausschreibungsunterlagen

    • Upload von Fertigungsdaten für Druckereien, Prototypenherstellung, CNC, 3D Druck etc.

  • Sichere individuelle Datenbereitstellung als Download an einzelne Benutzer oder größere Verteiler

    • Verteilung von vertraulichen Verkaufsunterlagen, Preislisten, Angebotsbroschüren etc. an größere Verteiler

    • Datenübertragung von medizinischen Befunde, MRT-Daten, Röntgenaufnahmen etc. im Gesundheitssektor

    • Datenübergabe an Dienstleister

  • Sicherer bilateraler Datenaustausch

    • mit Dienstleistern wie Übersetzungsbüros

    • Video- und Grafikdateien in der Kreativbranche

    • Projektabwicklung im Baugewerbe mit Planungsbüros

    • Austausch größerer Schriftsätze zwischen Anwalt und Mandant

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