Jetzt
anfragen
Kostenfreie
Beratung

Zertificon Blog

Als Hersteller von Verschlüsselungslösungen schreiben wir hier zum Thema "sichere geschäftliche Kommunikation".

RECHTLICHE VORGABEN   07. JAN 2022

Heizkostenverordnung: Wie können Sie unterjährige Verbrauchsinformationen sicher per E-Mail an Ihre Mieter senden?

Verbrauchsinformationen sicher per Email an Mieter übertragen

Seit dem 01.12.2021 ist die neue Heizkostenverordnung (HeizKV) für Gebäudeeigentümer nun Gesetz. In ihr ist festgelegt, dass ab dem 01.01.2022 alle Verwalter und Vermieter, in deren Objekten bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, ihren Mietern monatliche Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen für Wärme und Wasser unmittelbar mitteilen müssen. Eine „Zurverfügungstellung“ der unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI) über reine Webportale und App-Lösungen reicht demnach nicht mehr aus. Somit stehen Gebäudeeigentümer mit vermieteten Nutzeinheiten ab sofort vor zwei großen Herausforderungen: Wie genau können die von der HeizKV geforderten Daten bereitgestellt werden und wie soll der Versand bzw. die Mitteilung der aufbereiteten Daten monatlich an jeden Nutzer einzeln erfolgen?

Besonders kritisch für Verwalter und Vermieter ist das zusätzlich eingeräumte Kostenkürzungsrecht durch den Mieter. Kommt der Gebäudeeigentümer der Verpflichtung zur unterjährigen Bereitstellung der Verbrauchsinformation nicht fristgerecht nach, so können Mieter Kostenkürzungen von bis zu 6% geltend machen. In der Heizkostenverordnung ist festgelegt, dass sowohl ein Verstoß gegen die monatliche Mitteilungspflicht als auch gegen die Datenvollständigkeit der Verbrauchsinformation mit einem Kürzungsrecht von jeweils 3% belegt ist.

Die ersten Mitteilungen zur unterjährigen Verbrauchsinformation werden somit schon für den Monat Januar 2022 fällig. Missachten Vermieter und Verwalter eine HeizKV-konforme Bereitstellung, dann können hier bereits durch betroffene Mieter die ersten Kostenkürzungen anstehen.

Die Lösung: Sichere Übertragung der Verbrauchsinformation per E-Mail – So blicken Sie dem Kürzungsrecht des Mieters von bis zu 6% ganz entspannt entgegen

Die Nutzung von E-Mails zum Versand der Verbrauchsinformationen ist ausdrücklich erlaubt, um die Mitteilungspflicht nach der Heizkostenverordnung zu erfüllen. Allerdings sind Verbrauchsdaten ebenso personenbezogene Daten: Die Nachrichtenübermittlung fällt somit auch unter die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, die zu versendenden Verbrauchsinformationen müssen bei der Übertragung besonders gut geschützt werden. Durch Verschlüsselung mit unserem Z1 SecureMail Messenger, lässt sich die erforderliche E-Mail-Sicherheit für die Heizinformation sehr leicht umsetzen, ohne dass Ihre Mieter hierfür zusätzliche Software installieren müssen.

Warum eine TLS-Verschlüsselung dafür nicht ausreicht, lesen Sie hier.

Mit verschlüsselten E-Mails haben Sie die Pflicht zur sicheren Übertragung der unterjährigen Verbrauchsinformation bereits erfüllt. Die nachweisliche Zustellung und der Schutz der Daten, die direkt in der E-Mail übertragen werden (wie etwa Anhänge), werden automatisch mitverschlüsselt, sodass Sie sich sorgenfrei weiter Ihrem Tagesgeschäft widmen können.

E-Mail-Verschlüsselung ist der effizienteste Weg zur sicheren Übertragung der Heizinformation

Der Versand der Verbrauchsinformationen Ihrer Mieter mittels E-Mail ist nicht nur kostengünstiger als die klassische Briefpost, sondern vor allem auch verwaltungsärmer und umweltschonender und somit generell nachhaltiger.

Nicht umsonst steht die E-Mail-Verschlüsselung als Investment bei fast allen Hausverwaltungen seit Jahren schon auf dem Plan. Nutzen Sie diesen Anlass, um Ihre Digitalisierungsstrategie weiter umzusetzen. Sichere E-Mail ist ein enormer Effizienzbeschleuniger und die Basis für viele digitalisierte Prozesse. Die Investition amortisiert sich schnell und mündet schließlich in dem Ergebnis, keine Einnahmeverluste durch Kostenkürzungen durch Mieter oder Strafzahlungen durch den Datenschutz fürchten zu müssen. Mit Z1 SecureMail Messenger können Sie alle Rechtsvorschriften in der sicheren Kommunikation umsetzen und jederzeit die erforderliche Sicherheit Ihrer E-Mail-Kommunikation nachweisen. Es lauern also keine unschönen Überraschungen, sollte sich doch einmal ein Mieter beim Datenschutz beschweren.

Mit E-Mail-Sicherheit in der Verbrauchsinformation zur sorgenfreien Compliance

Kurz gesagt: Unternehmen, die mit Z1 SecureMail Messenger den E-Mail-Versand der Heizkostendaten an die Mieter sichern, setzen die DSGVO bei der Mitteilungs- und Informationspflicht der Heizkostenverordnung pflichtgemäß um. Vermeiden Sie Strafzahlungen und Einnahmeausfälle. Mit unserer E-Mail-Verschlüsselungslösung Z1 SecureMail Messenger sind Sie Ihrem Wettbewerb auch heute noch ein kleines Stück voraus.

Fragen Sie jetzt direkt an und lösen Sie die Anforderungen an die Mitteilungspflicht durch die novellierte Heizkostenverordnung völlig sorgenfrei.